Privacyverklaring

Privacyverklaring Aqtor! nv

Aqtor! nv, B - 9041 Oostakker (Ghent), Herman Teirlinckstraat 15

Aqtor! nv wilt u met deze Pivacyverklaring inlichten over de informatie die over u wordt verzameld, de doeleinden waarvoor we die informatie kunnen gebruiken en de wijze waarop die informatie kan worden gecorrigeerd of gewijzigd. 

Indien er na het lezen van deze verklaring nog vragen zijn, kan u steeds contact opnemen met onze DPO (Data Protection Officer), de heer Danny Baerts, via deze weg: privacy@aqtor.be

1. Waarom verzamelen wij uw data?

Aqtor! is verplicht om bij het verlenen van haar diensten een cliëntenbestand aan te leggen. Wij verzamelen de gegevens om u adequate en hoogwaardige zorg te kunnen verlenen.

De gegevens worden verzameld en opgeslagen op basis van de behandelrelatie die tussen de cliënt en Aqtor! en/of een van onze zorgverleners bestaat, omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn, omdat het noodzakelijk is om uw vitale belangen of ons gerechtvaardigd belang (rechten van verdediging, veiligheid van onze organisatie) te beschermen of op basis van uw uitdrukkelijke toestemming met die opslag en verzameling.

Gegevens over uw gezondheid worden specifiek opgeslagen omdat dit nodig is om u zorg te kunnen verlenen en als identiteitsbewijs bij zorgverzekeringen.

Hierin leggen wij uit hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, wat uw rechten zijn en hoe u deze kunt doen gelden.

Gebruikte termen: 

• Persoonsgegevens: hiermee bedoelt de GDPR/AVG alle info die een natuurlijk persoon, direct of indirect zou kunnen identificeren. Verder aangeduid als “gegevens.” Het gaat dus NIET over bedrijfsgegevens!! 
• Verwerken: persoonsgegevens verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.

2. Welke data verzamelen wij?

Aqtor! verwerkt volgende persoonsgegevens van u: 

• Identificatiegegevens (en, indien van toepassing, van uw wettelijke vertegenwoordiger);
• Gegevens over uw verzekerbaarheid, waaronder gegevens over uw ziektekostenverzekering;
• Nationaal identificatienummer, waaronder het Rijksregisternummer;
• Persoonlijke kenmerken (gegevens zoals leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, taal, ...);
• Gegevens over uw gezondheid (gegevens zoals diagnose, prognose, anamnese, behandeling);
• Gegevens met betrekking tot de gezondheidszorg;
• Sociale gegevens;
• Indien relevant ook gegevens over uw gezins- en familieleden;
• Geluids- of beeldopnames indien dit noodzakelijk is voor het verlenen van zorg of het leveren van onze producten.
• Ip-adres

Deze informatie is tot ons gekomen door:

• dat u deze zelf aan ons heeft verstrekt tijdens of voorafgaand aan een persoonlijk gesprek;
• overdracht via een zorgverlener of zorgaanbieder;
• de registratie en het inloggen op onze Aqtor! website: aqtor.be
• de registratie en het inloggen op onze OrthoShop website:  orthoshop.be

Camera beveiliging:

Aqtor! nv heeft op bepaalde plaatsen in haar vestigingen beveiligingscamera's geplaatst om de fysieke veiligheid van uw medewerkers en die van haar medewerkers te waarborgen. Deze camera's slaan de beelden niet altijd op, maar geven in sommige gevallen alleen het actuele beeld weer.

De camera's maken beelden van bepaalde plaatsen waarbij het mogelijk is dat u als bezoeker of klant ook gefilmd wordt. Deze gegevens worden in principe niet met anderen gedeeld. Alleen als het noodzakelijk is in geval van risico of gevaar worden de beelden doorgegeven aan de rechtbank en de politiediensten.

Beeldopnames worden 30 dagen bewaard.

3. Doel

Wij doen dit om met u in contact te komen of te blijven over te leveren diensten en/of goederen, de opvolging van geleverde diensten en/of goederen of om al uw vragen te kunnen beantwoorden. Dit is een precontractuele of contractuele relatie.

Wij gebruiken de verkregen persoonsgegevens om voor u een passende voorziening te bepalen, te produceren en te leveren en vervolgens te declareren bij de instelling die deze voor u zal vergoeden. Wij leggen deze gegevens vast in een fysiek en digitaal cliëntendossier. De bewaartermijn van onze cliëntendossiers is 10 jaar na levering van de laatste voorziening.

Indien wij bij uitzondering toch privé andere persoonsgegevens van u ontvangen, worden deze alleen gebruikt voor 1 specifiek doel en slechts tijdelijk bewaard.

4. Bewaartermijnen

Het medisch dossier wordt 30 jaar bewaard. De Code voor de medische ethiek verplicht artsen het medisch dossier 30 jaar te bewaren, te rekenen vanaf het laatste contact met de patiënt. Deze code bepaalt ook dat de arts die het medisch dossier persoonlijk heeft samengesteld en aangevuld, medeverantwoordelijk is voor de bewaring ervan.

Bewaring van niet-gevoelige persoonsgegevens:

• Handelsboeken: 7 jaar in originele of elektronische vorm waarbij de bewaringstermijn ingaat vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Hier volgen wij Artikel III.86 Wetboek van Economisch Recht en artikel 9 van het K.B. van 12/09/1983 tot uitvoering van de wet van 17/07/1975 op de boekouding van onze onderneming.
• Rechtvaardigende bescheiden: 7 jaar in originele of elektronische vorm waarbij de bewaringstermijn ingaat dat volgt op de sluiting van het boekjaar. Hier volgen wij Artikel II.86 Wetboek van Economisch Recht.
• Bescheiden die niet als bewijs tegenover derden dienen: 3 jaar in origineel of afschrift waarbij opnieuw Artikel III.86 van het Wetboek van Economisch Recht geldt.
• Sociale documenten: Het personeelsregister, de individuele rekening en eventuele bijlagen worden 5 jaar bewaard. Voor het personeel begint de bewaartermijn op het moment van de laatste verplichte registratie (d.w.z. uiterlijk de zevende dag na de datum van vertrek van de laatste werknemer). Voor de individuele rekening gaat de bewaartermijn van 5 jaar in op het einde van de periode waarin het document wordt bewaard (d.w.z. vanaf de jaarlijkse afsluiting van de rekening).

5. Beveiliging

Voor deze verwerking nemen wij de gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens optimaal te beschermen rekening houdend met de aard van de gegevens en de hiermee gepaard gaande risico’s. Wij bewaren geen bijzondere persoonsgegevens en hebben volgende maatregelen in voege voor de beveiliging van uw gegevens: 

• De computers waarop gegevens verwerkt worden zijn standaard beveiligd met een gebruikersnaam en een complex wachtwoord.
• Alle computers zijn uitgerust met een Small Office Security oplossing dewelke natuurlijk steeds “up-to-date” gehouden wordt en automatisch meerdere scans uitvoert. Alle Windows-installaties worden automatisch van updates voorzien. De installatie wordt minstens 1 maal per maand gecontroleerd en eventueel manueel gestart.
• De data is opgeslagen op een deel van de schijf die ingericht is als “gegevenskluis.” Deze is versleuteld en enkel te bereiken na opstarten van de computers +  Windows aanmelding + openen van een wachtwoordenkluis.
• Om gegevensverlies te vermijden bij verlies van de computers, maken wij dagelijks back-ups naar een versleutelde cloud-omgeving.
• Alle wachtwoorden worden beheerd en in de cloud-omgeving opgeslagen.
• Onze medewerkers zijn volledig ingelicht i.v.m. het veilig omgaan met uw persoonsgegevens en zijn door hun arbeidsovereenkomst tot geheimhouding gehouden.
• Er worden geen gegevens op papier bijgehouden gezien de mogelijkheid van online registratie en zijn niet toegankelijk voor onbevoegden.

Het verleden leert ons dat geen enkel risico volledig wordt vermeden en mochten wij op de hoogte zijn van ongeoorloofde toegang tot onze IT-systemen of onrechtmatige wijziging, beschadiging of mogelijk verlies van uw gegevens, zullen wij onmiddellijk alle nodige maatregelen treffen om dit risico tot een minimum te beperken en in de toekomst te vermijden. Hierdoor zal ook de mogelijke schade voor u zeer beperkt blijven. 

6. Marketingdoeleinden 

Contactformulier

Op onze contactpagina kunt u actief uw gegevens aan ons doorgeven via een contactformulier. Dit betreft uw naam, e-mailadres en telefoonnummer. Wij gebruiken deze gegevens om contact met u op te nemen naar aanleiding van uw bericht. Daarnaast kunt u aangeven of u onze nieuwsbrief wilt ontvangen. In onze nieuwsbrief informeren wij u over ontwikkelingen in onze organisatie, de branche en producten en diensten die wij leveren. U kunt zich te allen tijde afmelden voor onze nieuwsbrief door een e-mail te sturen naar newsletters@aqtor.be, waarin u uw naam en bij voorkeur de reden van opzegging vermeldt.

Klikgedrag en bezoekgegevens

Op de website van onze onderneming worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Tevens optimaliseren wij hiermee de werking van de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden nooit aan derden verstrekt. 

PIWIK PRO 

Onze website maakt gebruik van Piwik Pro, het analytisch platform die voldoet aan de vereisten van de GDPR (AVG). Deze applicatie meet en analyseert uw ervaringen op onze website. Het doel is om marketingautomatisering aan te bieden op basis van toestemming, Rechtsgrond Art. 6(1)(a). De hosting van Piwik Pro gebeurt enkel bij Europese datacenters.

Wij gebruiken deze informatie om een beter beeld te krijgen van de interactie van gebruikers met onze website en webshop en op basis hiervan de nodige verbeteringen vast te stellen.

De gegevens worden verzameld door cookies voor zolang u gebruik maakt van onze website en ze zullen enkel op uw apparaat worden opgeslagen totdat u de browser sluit.

Facebook, Instagram, LinkedIn en YouTube

Op onze website zijn knoppen opgenomen om pagina’s te kunnen promoten of delen op sociale netwerken Facebook,Instagram,LinkedIn en Youtube. Deze knoppen worden gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door de sociale mediakanalen zelf. Deze code plaatst onder meer een cookie (zie boven). 

Leest u de privacyverklaring van deze sociale netwerken (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te zien wat zij met uw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken. 

Nieuwsbrief

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over nieuws, onze diensten en aanverwante zaken. Uw e-mailadres wordt alleen met uw uitdrukkelijke toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Elke nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

Contact

U wilt het contactformulier op onze website invullen? Bij het geven van toestemming worden persoonsgegevens verwerkt zoals beschreven in deze privacyverklaring en zijn wij altijd per e-mail bereikbaar.

Gebruik van Cookies

Wij maken bij het aanbieden van elektronische diensten gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. Wij gebruiken cookies om uw instellingen en voorkeuren te onthouden als u deze voor akkoord aanklikt.  Volgens privacy-by-design staan de analytische cookies default op af. U kunt deze cookies ook uitzetten via uw browser. 

Voor meer informatie kan uw onze Cookieverklaring raadplegen. 

7. Doorgifte

Aan volgende partijen geven wij uw gegevens door en dit voor onderstaande vermelde doelen:

• De boekhouder om te voldoen aan onze wettelijke eisen van boekhouding;
• Voor werknemers: Het sociaal secretariaat met als doel de loonberekening;
• De leverancier van deze applicatie met als doel de beveiliging en de werking van deze internetapplicatie te verzekeren.
• We delen ook gegevens wanneer vereist door de wet of om te reageren op juridische procedures; om onze klanten te beschermen; om levens te beschermen; en om de rechten van Aqtor! te beschermen. 

Het gaat hierbij enkel om uw algemene persoonsgegevens en deze zullen niet doorgegeven worden aan organisaties en of personen voor marketingdoeleinden. 

Voor andere partijen geldt dat wij dit enkel doen na uitdrukkelijke toestemming van u of in opdracht van u. 

Met boven vermeldde partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten waarin bepaald wordt dat ook zij zich dienen te richten naar de GDPR-richtlijnen. 

Gevoelige of medische gegevens

• Binnen Aqtor! worden uw medische gegevens opgenomen in het elektronisch patiëntendossier. Het patiëntendossier kan geraadpleegd worden door de medewerkers van Aqtor! voor wie toegang noodzakelijk is om u de nodige zorg te kunnen bieden (bijvoorbeeld de behandelende zorgverlener, ...). De toegang is beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht van de medewerker.
• Als dit noodzakelijk is voor een goede zorgverlening (bijvoorbeeld met andere zorgverleners, uw huisarts, uw wettelijke vertegenwoordiger, ...).
• Als Aqtor! daartoe verplicht is op basis van regelgeving of jurisprudentie (bijvoorbeeld met de overheid, het ziekenfonds).
• Als u daar uitdrukkelijk mee hebt ingestemd (bv. mededelingen aan een familielid dat geen vertegenwoordiger is, aan een vriend, ...). Als u hebt ingestemd met het elektronisch delen van uw gegevens met andere zorginstellingen via e-Health, kunnen externe behandelende zorgverleners uw patiëntendossier raadplegen.

Ten alle tijden zullen wij waken over het feit dat uw persoonsgegevens NIET buiten de EER opgeslagen zullen worden zonder een degelijke garantie van eventueel betreffende partijen, dat ook zij volledig voldoen aan de GDPR/AVG wetgeving.

Bij overname of fusie van Aqtor! of haar activa, behouden wij het recht om uw gegevens over te dragen aan de nieuwe entiteit.

8. Uw rechten

Hieronder volgt een opsomming van uw rechten betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens, of deze van toepassing is/zijn en hoe u deze kan laten gelden: 

• Recht op inzage: Iedere klant van wie Aqtor! verwerkt heeft per definitie rechten die ervoor zorgen dat u deze gegevens kunt inzien, een kopie ervan kunt ontvangen, om verbetering van deze gegevens kunt vragen, etc. Deze rechten kunnen worden beperkt door specifieke regelgeving die van toepassing is op de verwerking, zoals de patiëntenrechten. Daarom zal Aqtor! bij elk verzoek tot uitoefening van een recht eerst het wettelijk kader nagaan. Als we volgens deze rechten uw gevraagde recht, bijvoorbeeld het recht op inzage, niet (zomaar) kunnen uitoefenen, laten we u dat gemotiveerd weten.
• Recht op rectificatie: Indien u van mening bent dat bepaalde persoonsgegevens over u onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht dit aan ons te melden. In het geval dat wij vaststellen dat het daadwerkelijk om onjuiste (bijvoorbeeld administratieve) of onvolledige persoonsgegevens gaat, zullen wij dit aanpassen en er in beginsel voor zorgen dat anderen met wie uw gegevens worden gedeeld, hiervan op de hoogte worden gesteld.
• Recht op beperking: Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, heeft u het recht om te verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens tijdelijk wordt stopgezet gedurende de periode dat Aqtor! nv de juistheid van de persoonsgegevens moet controleren. Indien blijkt dat de persoonsgegevens inderdaad onjuist zijn, zullen ze worden aangepast en zullen wij u hiervan op de hoogte brengen.
• Opgelet! : Indien u vraagt om verwijdering, kan dit enkel gebeuren indien wij uw gegevens niet langer nodig hebben om andere redenen dan deze vermeld in onze doelomschrijving punt 3.
• Overdraagbaarheid: Als u van zorg- of dienstverlener wilt veranderen, dragen wij uw persoonsgegevens in een digitaal leesbaar standaardformaat over aan de nieuwe organisatie.
• Bezwaar tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering: Aangezien wij dit niet uitvoeren, is dit ook niet van toepassing.
• Recht op transparantie: U wordt geïnformeerd over de inhoud van deze privacyverklaring via deze link, als bijlage bij elke elektronisch contact en zichtbaar geplaatst in onze kantoren.

Op eenvoudige aanvraag kan u een afschrift bezorgd worden.

Als u één of meerdere van deze rechten wil laten gelden gelieve dit dan schriftelijk aan te vragen met bewijs van uw dubbele Opt-In verificatie per email en wij zullen binnen 30 dagen hierop reageren. 

9. Klachten

Mocht u niet akkoord gaan met de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, uw rechten respecteren of deze privacyverklaring, laat het ons eerst weten zodat wij hierop gepast kunnen reageren. 

U kan altijd klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit = GBA (de oude Privacycommissie) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be  te 1000 Brussel, Drukpersstraat 35 of via mail aan contact@apd-gba.be of telefonisch op 02/274.48.00. 

10. Varia

Deze privacyverklaring treedt in werking op 25 mei 2023.

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde te wijzigen.